Los documentos que todo importador debe tener para evitar errores en su importación

Una importación exitosa no depende únicamente de elegir un buen proveedor o negociar un buen precio. Gran parte del proceso está en la documentación. Un documento con información incorrecta, incompleta o mal relacionada puede ocasionar retrasos, observaciones por parte de SUNAT, costos adicionales e incluso multas.

En el episodio 5 de Aduanas Sin Filtro, Judith Marín, especialista del área de operaciones de ATP Cargo, explica cuáles son los documentos más importantes durante una importación y por qué es fundamental revisarlos antes de que la carga llegue al Perú.

1. Factura Comercial: el documento principal de la importación

La Factura Comercial (Commercial Invoice) es uno de los documentos más importantes del proceso. En ella se detalla qué producto se está importando, el valor de la mercancía, el Incoterm negociado (FOB, FCA, entre otros), además de la información del proveedor y del importador.

Toda esta información será utilizada durante el despacho aduanero, por lo que debe ser precisa y coincidir con el resto de la documentación.

2. El SWIFT debe estar relacionado con la factura

Una vez emitida la factura, el proveedor realiza el cobro y el importador efectúa la transferencia bancaria internacional.

Durante el podcast se hace énfasis en un error muy frecuente: realizar el pago indicando únicamente conceptos como "Pago de importación" o el nombre del producto.

Según Judith Marín, el comprobante SWIFT debe incluir el número de la factura comercial, ya que es la forma en que Aduanas puede relacionar el pago con la operación correspondiente.

Cuando esa información no aparece, muchas veces es necesario solicitar una rectificación al banco, generando tiempo y costos adicionales que pudieron evitarse con una correcta asesoría antes del pago.

3. Packing List: conocer exactamente cómo viaja la mercancía

El Packing List o Lista de Empaque indica cómo está conformado el embarque.

En este documento se especifican aspectos como:

• Cantidad de cajas.

• Cantidad de pallets.

• Medidas.

• Peso.

• Volumen.

Esta información permite que la autoridad aduanera conozca exactamente cómo llega la mercancía y que todos los datos coincidan con el resto de documentos. También es importante que la dirección fiscal y el RUC del importador sean los correctos y estén actualizados.

4. Si negocias pagos parciales, también deben quedar documentados

No todas las importaciones se pagan al 100 % por adelantado.

Es común encontrar negociaciones como 30/70, 50/50 o incluso compras a crédito.

Durante el episodio se explica que cada pago debe indicar claramente el porcentaje cancelado y el número de la factura correspondiente. Cuando existe una compra a crédito, esa condición también debe reflejarse en la factura comercial para que Aduanas conozca la forma de pago acordada entre el proveedor y el importador.

5. Certificado de Origen: un documento que puede ayudarte a pagar menos impuestos

Gracias a los Tratados de Libre Comercio, muchos productos pueden acceder a beneficios arancelarios.

Para ello es necesario contar con un Certificado de Origen correctamente elaborado.

Judith explica que este documento debe contener información exacta, como la partida arancelaria y el valor FOB. Si presenta errores, el beneficio puede perderse y el importador tendría que pagar los aranceles correspondientes. Por eso recomienda coordinar previamente con el proveedor e incluso revisar un borrador antes de su emisión.

6. El seguro de carga protege tu inversión

Uno de los temas más importantes del episodio es el seguro internacional.

Muchas personas creen que contratar un seguro representa un gasto innecesario, pero durante la conversación se aclara que, si el importador no declara un seguro, SUNAT igualmente aplicará un Seguro de Tabla, el cual en muchos casos puede resultar más costoso que contratar un seguro internacional.

Además, si ocurre un accidente durante el transporte y la mercancía no estaba asegurada, el importador podría perder el valor total de su carga sin posibilidad de recibir una compensación.

7. Bill of Lading (BL): el documento que acredita el embarque

El Bill of Lading (BL) confirma que la mercancía fue embarcada y contiene información fundamental para el despacho.

Los datos del consignatario, el peso, el volumen y la descripción de la carga deben coincidir con el Packing List y los demás documentos.

Actualmente también es común trabajar con Telex Release, lo que evita el envío físico del BL y agiliza la liberación de la mercancía una vez que el proveedor confirma que el pago fue recibido.

8. La ficha técnica evita errores en la clasificación arancelaria

La ficha técnica permite conocer la composición, características y especificaciones reales del producto.

Esta información resulta indispensable para que el especialista pueda asignar correctamente la partida arancelaria y determinar si la mercancía requiere permisos especiales.

Durante el podcast también se menciona que la ficha técnica facilita la traducción correcta de la factura comercial y evita observaciones cuando SUNAT revisa la mercancía. En productos como maquinaria o motos eléctricas, conocer detalles como el tipo de batería, el motor o las emisiones es clave para determinar los requisitos de importación.

Una buena documentación evita multas, retrasos y sobrecostos

El cierre del episodio deja un mensaje claro: la mayoría de los problemas durante una importación no comienzan cuando la mercancía llega al puerto, sino mucho antes, en la elaboración de los documentos.

Errores en la factura, diferencias entre documentos, una ficha técnica incompleta o una clasificación arancelaria incorrecta pueden generar cambios de partida, multas, revisiones adicionales, mayores costos de almacenamiento y retrasos en la entrega de la mercancía.

Por ello, mantener una comunicación constante con el proveedor y revisar cada documento antes del embarque es una de las mejores decisiones que puede tomar un importador.

ATP Cargo te acompaña durante todo el proceso

En ATP Cargo asesoramos a nuestros clientes desde la revisión documental hasta el despacho aduanero, ayudándolos a reducir riesgos y evitar errores que puedan afectar su importación.

Si estás por importar desde China o cualquier otro país, nuestro equipo puede ayudarte a revisar tu documentación antes de que la carga sea embarcada.